9 tips om e-mail blunders te voorkomen 

9 Tips om e-mail blunders te voorkomen


Heb jij wel eens een mail ontvangen waarvan je haren recht overeind gingen staan? Ik wel… Zo kreeg ik onlangs een mail met de verkeerde aanhef (beste heer Hoogeveen) en een mail waar de zender zijn boodschap letterlijk naar mij toe SCHREEUWDE door alles in Caps Lock te typen. Ik merk dat lang niet iedereen even zorgvuldig omgaat met zijn of haar mailverkeer. Super zonde, want een slecht opgestelde zakelijke mail kan je reputatie behoorlijk beschadigen. Maak daarom gebruik van de volgende 9 tips om e-mail blunders te voorkomen.

 
TIP 1: Kies het juiste medium 
Bedenk of een mailtje wel het juiste medium is. Heb je bijvoorbeeld haast of vermoed je dat je mailtje een hoop heen-en-weer gemail teweeg brengt? Pak dan de telefoon, want dat communiceert vaak een stuk sneller. Ook als je boos bent is het verstandiger om dit niet in een mail te verwoorden. E-mail is gewoon niet bedoeld voor het uiten van emotie. Ja, het voelt zo lekker veilig achter dat toetsenbord, maar bespreek hetgeen je bezig houdt liever persoonlijk.

TIP 2: Gebruik je onderwerp-regel voor extra structuur 
Ik vind het zelf altijd heel fijn om in één oogopslag te kunnen zien waar een mail over gaat. Probeer je mail een onderwerp mee te geven dat meteen de lading dekt. De ontvanger zal je bericht sneller openen, omdat de strekking van je verhaal meteen duidelijk is.

 

TIP 3: Zend een heldere boodschap in een overzichtelijke lay-out 

Helder taalgebruik en een overzichtelijke lay-out brengen je boodschap beter over. Een e-mail wordt over het algemeen vluchtig van het scherm gelezen. Beperk daarom je alinea’s tot 5 à 6 regels en laat witregels tussen de alinea’s. Maak er niet een te lang verhaal van en probeer kort en bondig je boodschap over te brengen. Reageer je op een mail van iemand anders? Zorg er dan voor dat je antwoord geeft op al zijn of haar vragen (niets is zo irritant als een half beantwoorde mail).

 

TIP 4: Voeg de bijlage meteen toe 
Ik moet bij deze tip een beetje grinniken, want ook ik stink hier nog wel eens in. Je drukt op de verzend knop en bedenkt je op hetzelfde moment dat je de bijlage bent vergeten. Voeg daarom, nog voordat je je mailtje tikt, meteen de bijlage toe. Benoem ook de bijlage in je mail, zodat de ontvanger je bijlage niet over het hoofd ziet. Toch vergeten? Gmail heeft een handig trucje om een verzonden mail te annuleren, maar let op; je hebt max. 30 seconden om deze beslissing te maken. Je treft deze optie onder ‘Instellingen – Verzenden ongedaan maken’. Zodra je op ‘verzenden’ hebt gedrukt verschijnt bovenaan de pagina een smalle pop-up met de melding ‘Bericht is verzonden- ongedaan maken’. Klik op ‘ongedaan maken’ en je probleem is opgelost.

 

TIP 5: Adresseer correct 
Dubbelcheck de geadresseerde niet alleen in je aanhef, maar ook in de adresbalk. Een veel gemaakte fout: een e-mail óver iemand per ongeluk náár die iemand sturen (horror!!). Laat bovendien in je aanhef duidelijk zien aan wie je adresseert. Stuur bij voorkeur je mails niet cc, tenzij het vooraf is afgesproken dat meerdere mensen deze informatie moeten kunnen volgen. Laat het dan ook zien in je aanhef: Beste Luuk (en Rob). Vul de ontvanger pas in als je de mail al klaar hebt staan. Zo hoef je niet bang te zijn om je mail per ongeluk te versturen terwijl je nog niet klaar bent.

 

TIP 6: Maak geen grapjes 
Ok, ik vind grapjes maken heerlijk, maar in zakelijke mails ben ik daar voorzichtig mee. Het succes van een grap valt of staat niet alleen met de juiste timing, maar ook met de juiste toon en lichaamstaal. Deze twee laatste aspecten ontbreken juist bij e-mail. Dit betekent dat wanneer je een grap maakt, je het risico loopt dat de ontvanger deze niet als zodanig opvat. E-mailhumor wordt niet altijd gewaardeerd. Blijf zakelijk in mails en wees heel voorzichtig met grappen.

 

TIP 7: Voorkom pijnlijke (type)fouten 

Door typefouten kom je onprofessioneel over. Het nogmaals doorlezen van je e-mails is niet alleen handig wanneer je boos bent en een pittige e-mail hebt opgesteld. Het zorgt er ook voor dat je eventuele typefouten uit de mail weet te vissen voordat je deze verzendt. Twijfel je over de toon of de tekst? Laat dan een vertrouweling meelezen of formuleer je zin net even iets anders. O ja, en laat Caps Lock achterwege. Het gebruik van hele woorden of zinnen in hoofdletters is het webequivalent van schreeuwen EN DAT KOMT NIET ZO VRIENDELIJK OVER. 🙂

 


TIP 8: Kies voor een nette ondertekening 

Na de slotgroet onderteken je de mail met je naam, functie (en/of afdeling) en je telefoonnummer. Ook het postadres, e-mailadres en webadres kunnen worden vermeld. Doe dit, voor je eigen gemak, in een signature. Vergeet ook niet je social media kanalen te vermelden in je elektronische handtekening. Dit doe je door bijvoorbeeld een linkje naar je Facebookaccount achter een afbeelding van het Facebook icoontje te plakken. Schrijf geen PS na de ondertekening, de kans bestaat dat de ontvanger die boodschap niet meer leest.

 

TIP 9: Laatste check! 
Lees je mailtje nog een keer goed door, check de geadresseerde(n) en kijk nog even of je de bijlage écht hebt toegevoegd. En dan… versturen die handel!

 

 

Hulp nodig?
Zelf geen tijd om je mailtjes te beantwoorden of heb je hulp nodig bij het inrichten van je mailbox?
Neem contact op met ViA Annemarie!